Nárok zamestnancov na HM a jeho predkontácia

Nárok zamestnancov na hmotné zabezpečenie súvisiace s výkonom práce sa v podvojnom účtovníctve najčastejšie účtuje ako zákonný sociálny náklad na účte 527. Pri nákupe hmotného vybavenia, pracovných pomôcok alebo osobných ochranných pracovných prostriedkov však treba rozlišovať medzi obstaraním majetku, jeho zaradením do používania a samotným zaúčtovaním nákladu.

Na ťarchu účtu 527 - zákonné sociálne náklady sa účtujú náklady vynaložené vytvorenie pracovných a sociálnych podmienok a na starostlivosť o zdravie zamestnancov a osôb, ktoré sú v súlade so Zákonníkom práce považované za zamestnancov, napríklad: •náklady na vzdelávanie a reklasifikáciu zamestnancov, •odstupné a odchodné podľa Zákonníka práce, •tvorba sociálneho fondu, •príspevky na stravovanie zamestnancov, •náklady na starostlivosť o zdravie zamestnancov - napr. preventívne lekárske prehliadky •náklady na BOZP - napr. osobné ochranné pracovné prostriedky, •atď.

Čo znamená predkontácia

Pre každý typ predkontácie si môžete nadefinovať ľubovoľný počet členení, ktoré využijete pri analýze svojich príjmov a výdavkov. Predkontácia určuje predovšetkým zaúčtovanie dokladu do príslušných stĺpcov peňažného denníka.

Ak zakladáte novú účtovnú jednotku, je zoznam predkontácií vyplnený štandardnými predkontáciami. Môžete si ho samozrejme doplniť, existujúce názvy predkontácií a ich skratky upraviť, prípadne odstrániť predkontácie, ktoré nebudete používať. Jednoducho si zoznam prispôsobíte podľa svojich zvyklostí a potrieb.

Každej predkontácii, ktorú si v programe vytvoríte, priraďte určitý Typ predkontácie. Program definuje niekoľko desiatok typov predkontácií, ktoré vychádzajú z legislatívnej úpravy účtovníctva. Názvy jednotlivých typov predkontácií začínajú písmenami, ktoré sami napovedajú, pre ktoré doklady je daný typ predkontácie určený a často používaný.

Účtovanie nároku zamestnancov na hmotné vybavenie

Pri hmotnom vybavení zamestnancov je rozhodujúce, či ide o spotrebný materiál, zásobu, krátkodobý majetok alebo dlhodobý hmotný majetok. Účtovanie sa preto môže uskutočniť priamo do nákladov, cez sklad alebo cez obstaranie dlhodobého majetku.

Ak ide o pracovnú obuv, osobné ochranné pracovné prostriedky alebo inú vec obstaranú do zásoby, nákup sa najskôr zaúčtuje ako obstaranie zásob. Náklad vznikne až v okamihu vydania konkrétnej veci do spotreby podľa internej smernice.

Pracovná obuv a osobné ochranné pracovné prostriedky

Zamestnávateľ účtovná jednotka nakúpila do zásoby pracovnú obuv pre svojich zamestnancov v sume 1 500 €, ktoré bude vydávať do spotreby s internou smernicou o osobných ochranných pracovných prostriedkov vypracovanou v súlade s predpismi o BOZP.

Nákup účtovná jednotka zaúčtuje najskôr na sklad 12x/321, 211 a až následne po pridelení pracovnej obuvi podľa zamestnancov bude účtovať náklad 527/12x.

Výdaj materiálu zo skladu do spotreby sa účtuje 501/112. Pri pracovných ochranných prostriedkoch, ktoré spĺňajú podmienky zákonných sociálnych nákladov, sa však náklad účtuje na účet 527 podľa charakteru plnenia.

Predkontácia pri nákupe materiálu a služieb pre zamestnancov

Pre výdavkové doklady sú určené predkontácie typu V (výdaj), VR (výdaj režijný), VN (výdaj nedaňový), VC (výdaj - peniaze na ceste), VCR (výdaj režijný - peniaze na ceste) a VCN (výdaj nedaňový - peniaze na ceste).

Predkontácie typu V sa používajú pre výdavky, ktorými dosahujeme, zabezpečujeme a udržiavame príjmy charakteru priamych nákladov. Tieto výdavky znižujú ako stav peňažných prostriedkov, tak i základ dane z príjmov.

Daň z pridanej hodnoty zaúčtovanú pri týchto dokladoch (iba pri platcoch DPH) zaúčtuje program do stĺpca denníka DPH výdaj, pričom do zníženia základu dane z príjmov sa nepremietne.

Účet 527 a nárok zamestnancov

Účet 527 slúži na účtovanie zákonných sociálnych nákladov. Patria sem náklady na vytvorenie pracovných a sociálnych podmienok, starostlivosť o zdravie zamestnancov, bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci, stravovanie, vzdelávanie a ďalšie plnenia poskytované zamestnancom podľa príslušných pravidiel.

Príspevky a náklady súvisiace so zamestnancami sa účtujú podľa toho, či ide o povinnosť zamestnávateľa, plnenie zo sociálneho fondu, daňový alebo nedaňový náklad, prípadne o záväzok voči zamestnancovi.

Účtovanie miezd a súvisiacich nárokov

Hrubá mzda zamestnanca sa účtuje 521/331. Pri výpočte mzdy sa následne účtujú preddavky na daň z príjmov, poistné zamestnanca, zrážky zo mzdy a ďalšie záväzky.

Úhrada mzdy zamestnanca sa účtuje 331/221 pri bankovej úhrade alebo 331/211 pri výplate z pokladnice. Úhrada mzdy spoločníka sa účtuje 366/221 alebo 366/211.

Úhrada poistného súvisiaceho so mzdami sa účtuje 336/221 a odvod dane z príjmov zo závislej činnosti sa účtuje 342/221.

Cestovné náhrady zamestnancov

Cestovné náhrady sú kľúčovou súčasťou nákladov mnohých firiem a zároveň poskytujú zamestnancom, spoločníkom s.r.o. či SZČO príjem, ktorý nepodlieha daniam ani odvodom.

Podľa opatrenia MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „podvojné účtovníctvo pre podnikateľov“), sa cestovné náhrady účtujú na účet 512 - Cestovné.

Na tomto účte sa účtujú cestovné náhrady poskytované v rozsahu a za podmienok stanovených zákonom o cestovných náhradách vo výške nároku, ako aj poskytované nad rámec zákona o cestovných náhradách.

Deň uskutočnenia účtovného prípadu nie je pri pracovných cestách v účtovných predpisoch osobitne určený, účtovná jednotka by ho mala mať stanovený v internej smernici.

Preddavok na pracovnú cestu

Ak v súvislosti s pracovnými cestami zamestnancov bol poskytnutý preddavok, uvedie sa vo vyplatenej výške v stĺpci „peňažné prostriedky v hotovosti“ ako výdavok, resp. v stĺpci „výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov“ v druhovom členení „ostatné výdavky“.

Poskytnutá záloha sa pri úhrade z pokladnice účtuje 314/211. Ak je pracovná cesta platená z bankového účtu, používa sa príslušná banková predkontácia.

Doplatok po vyúčtovaní pracovnej cesty

Ak na základe vyúčtovania pracovnej cesty vznikne doplatok ako rozdiel medzi konečným vyúčtovaním a nižším preddavkom, rozdiel do výšky nároku sa zaúčtuje rovnako ako poskytnutý preddavok.

Ak z vyúčtovania vznikne povinnosť doplatiť zamestnancovi, zaúčtuje sa doplatok ako „peňažné prostriedky v hotovosti“ - výdavok alebo „peňažné prostriedky na účtoch v bankách“ - výdavok a súčasne do výšky nároku v stĺpci „výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov“.

Nedoplatok zamestnanca

V prípade, ak z vyúčtovania pracovnej cesty vyjde nedoplatok, t. j. v stĺpci „výdavky, ktoré neovplyvňujú základ dane z príjmov“, pri vyúčtovaní preddavku sa zápis stornuje vo výške preddavku a preúčtuje sa do výšky nároku na „výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov“ v druhovom členení „ostatné výdavky“.

Úhrada cestovných nákladov sa pri platbe z pokladnice účtuje 512/211. Pri bankovej úhrade je predkontácia 512/221.

Cestovné náhrady v cudzej mene

Cestovné náhrady v cudzej mene (okrem preddavkov) sa v účtovníctve prepočítajú na eurá podľa § 24 zákona o účtovníctve.

Ak je tento úbytok cudzej meny spojený s úhradou záväzku, použije sa hodnota z prepočtu buď podľa váženého aritmetického priemeru, alebo metóda FIFO na prepočet úhrady záväzku z cudzej meny na eurá.

Predloženie vyúčtovania zamestnancom - prepočet referenčným kurzom 1. 8. 2013.

Kurzové rozdiely sa zaúčtujú v peňažnom denníku ako posledné položky pred účtovaním uzávierkových účtovných operácií (§ 4 ods. 6 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve).

Stravné a ďalšie nároky pri pracovnej ceste

Pracovné cesty zvyšujú náklady firmy a zároveň zabezpečujú zamestnancovi, spoločníkovi eseročky či SZČO príjem, ktorý nepodlieha daniam ani odvodom.

Pracovná cesta sa do nákladov uplatňuje prioritne prostredníctvom vyplatených cestovných náhrad.

Na pracovnej ceste si nie je potrebné odkladať bločky za nákup jedla ani riešiť poukážky. Zamestnanec/spoločník/SZČO dostane za každý pracovný deň určitú sumu bezdokladovo a paušálne.

Poistenie: Napríklad cestovné poistenie.

Iné výdavky súvisiace s pracovnou cestou: Napríklad vreckové, ktoré firma môže poskytnúť iba pri zahraničnej pracovnej ceste, maximálne do výšky 40 % stravného.

Daňový režim nárokov zamestnancov

Z hľadiska zákona o dani z príjmov sú u zamestnávateľa cestovné náhrady zamestnanca, na ktoré vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách, uznaným daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov.

Pokiaľ by zamestnávateľ poskytol zamestnancovi cestovné náhrady nad rámec zákonných nárokov, išlo by uňho o nedaňový výdavok.

Z hľadiska zamestnanca sú prijaté cestovné náhrady v rozsahu nárokov upravených zákonom o cestovných náhradách vylúčené z predmetu dane z príjmov, t. j. nezdania sa v súlade s § 5 ods. 5 písm. a) zákona o dani z príjmov.

Nedaňové výdavky sú tie, ktoré nie sú určené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, a preto sa z hľadiska dane z príjmov za výdavky nepovažujú. Tieto výdavky znižujú stav peňažných prostriedkov, ale základ dane z príjmov neovplyvnia.

Nároky SZČO, spoločníkov a konateľov

Cestovné náhrady pre SZČO

SZČO môže v súvislosti „s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva“ uplatniť príslušné výdavky.

A to podobnou formou, ako zamestnanci - teda ako súčet cestovného, stravného, ubytovania a prípadných iných výdavkov.

Rovnako platí, že ako dopravný prostriedok môžu použiť verejnú dopravu alebo vlastné auto - podnikatelia sú však už povinní dokladovať skutočnými bločkami.

Cestovné náhrady pre spoločníkov

Spoločník eseročky sa zamestnancom svojej firmy stať môže aj nemusí. Na účely zákona o dani z príjmov sa však považuje za zamestnanca, z čoho plynú výhody aj nevýhody.

Jednou z výhod je aj možnosť - resp. v podstate povinnosť - poskytnúť zamestnancovi/spoločníkovi za pracovnú cestu cestovné náhrady.

Postup je teda rovnaký, ako v prípade zamestnanca: spoločníkovi patrí súčet spomenutých položiek (pri jazde súkromným autom nie sú potrebné bločky), firme idú vyplatené náhrady do nákladov a pre spoločníka znamenajú čistý príjem nepodliehajúci daniam a odvodom.

Cestovné náhrady pre konateľov

Konateľ (resp. iný štatutár či iná osoba „zvolená či vymenovaná do orgánov právnickej osoby“, ktorá zároveň nie je s danou firmou v pracovno-právnom vzťahu) tiež chodí na pracovné cesty.

Na rozdiel od náplne práce zamestnanca či spoločníka by obsahom tejto pracovnej cesty malo byť niečo iné - skrátka funkcia štatutára, zastupovanie firmy na rokovaniach, komunikácia s právnikom, účtovníkom či štátnymi orgánmi.

V jednoosobových eseročkách sa funkcia zamestnanca, spoločníka a konateľa prekrýva a stretáva sa v „jednom Jožovi“, ktorý vykonáva všetko.

Dokladovanie nároku zamestnanca

Podstatným pre daňovú uznateľnosť je fyzický a zdokladovaný pobyt „niekde mimo“ a samozrejme aj súvislosť s dosahovaním, zabezpečením či udržaním príjmov firmy či podnikateľa.

Štandardne ide o cesty za klientmi, vzdelávaním, nákupom či dodávateľmi (napr. grafikom, právnikom či účtovníkom).

Konferencia, školenie, rokovanie s investormi prípadne aj mastermindové stretnutia môžu byť uznané.

Jednou z podmienok pre daňový výdavok je zdokladovanie a obhajoba, čo zahŕňa:

• Doklady o ubytovaní, cestovné či iné „bločkové“ doklady.
• Správa z pracovnej cesty, kde podrobne popíšete, kde a za akým účelom ste išli a s kým ste sa vlastne stretli prípadne čo vybavili.

Práca z domu a náhrada zvýšených nákladov

Od 1. marca vstúpili do platnosti nové zmeny v Zákonníku práce, ktoré sa dotýkajú aj práce z domu.

Je dôležité rozlišovať medzi rôznymi formami práce z domu, pretože každá z nich má svoje vlastné špecifiká a pravidlá.

Zákonník práce pozná tri základné formy:

• Domácka práca: Práca vykonávaná zamestnancom pre zamestnávateľa za podmienok dohodnutých v pracovnej zmluve doma alebo na inom dohodnutom mieste.
• Telepráca: Práca vykonávaná za rovnakých podmienok ako domácka práca, ale s použitím informačných technológií.
• Home office: Práca vykonávaná príležitostne alebo za mimoriadnych okolností so súhlasom zamestnávateľa alebo po dohode s ním doma alebo na inom ako zvyčajnom mieste výkonu práce, ak to druh práce umožňuje.

Hlavný rozdiel medzi domáckou prácou/teleprácou a home office spočíva v pravidelnosti a mieste výkonu práce.

Domácka práca a telepráca sú trvalé a pravidelné formy práce z domu, pričom miesto výkonu práce je uvedené v pracovnej zmluve ako bydlisko zamestnanca alebo iné dohodnuté miesto.

Naopak, home office je príležitostný a miesto výkonu práce je zvyčajne pracovisko zamestnávateľa.

Preplatenie zvýšených nákladov

Upravilo sa aj právo zamestnanca na preplatenie zvýšených nákladov, ak používa vlastné náradie alebo zariadenie.

Zamestnanec sa so zamestnávateľom môže dohodnúť, či bude používať vlastné zariadenie, alebo mu ho poskytne zamestnávateľ.

Ak zamestnanec nemá možnosť používať vlastné zariadenia a prostriedky, je povinný mu ich zabezpečiť zamestnávateľ.

Pracovné prostriedky a bezpečnosť

V prípade, že sa zamestnancovi počas home office pokazí pracovné zariadenie, ktoré potrebuje na prácu, je povinný o tom zamestnávateľa bezodkladne informovať.

Zamestnávateľ by mal zabezpečiť náhradu a dodať mu nové zariadenie.

Zamestnávateľ nezodpovedá za bezpečnosť práce počas jej výkonu z domácnosti, pretože to nie je pracovisko.

V prípade, že zamestnanec používa pracovné prostriedky poskytnuté zamestnávateľom, za ich bezpečnosť zodpovedá zamestnávateľ.

Ten je zároveň povinný nahradiť zamestnancovi škodu, ak mu vznikne v dôsledku používania pracovného prostriedku.

Pri výbere miesta vykonávania práce formou home office je potrebné zohľadniť okrem iného aj charakter vykonávanej práce.

Zamestnávateľ nesmie opomenúť povinnosť vykonávať oboznamovanie a informovanie zamestnancov v súlade s § 7 zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci.

Uvedené oboznamovanie je potrebné pri práci formou home office zamerať s väčším dôrazom aj na vykonávanie pracovných činností pri práci so zobrazovacími jednotkami aj vo vzťahu k ergonomickým požiadavkám na pracovné miesto.

Hmotný a nehmotný majetok vo vzťahu k zamestnancom

Ak vybavenie pre zamestnanca spĺňa podmienky dlhodobého hmotného majetku, nemožno ho zahrnúť do nákladov naraz. Najskôr sa účtuje jeho obstaranie a následne sa do nákladov premieta prostredníctvom odpisov.

Pri platcovi DPH sa zaúčtovaná DPH nezapočíta do vstupnej ceny majetku, takže sa odpisuje iba z ceny bez DPH.

Daň sa započíta do daňového priznania k DPH.

Nárok na celý odpočet DPH vzniká za predpokladu, že platca použije majetok plne pre svoju ekonomickú činnosť.

Pri neplatcovi DPH je vstupnou cenou majetku cena vrátane DPH.

Drobný majetok

Výdavky na nákup krátkodobého majetku neinvestičnej povahy sa účtujú ako krátkodobý majetok. Pri drobnom majetku je potrebné postupovať podľa internej smernice účtovnej jednotky, ktorá určuje hranice a spôsob evidencie.

Ak sa majetok eviduje ako zásoba, jeho nákup sa zaúčtuje na príslušný skladový účet a do nákladov sa dostane pri vydaní do používania alebo spotreby.

Kontrola predkontácií a nezaúčtovaných dokladov

Nezaúčtované doklady skresľujú výstupy z účtovníctva; pred ich tlačou je potrebné všetky doklady zaúčtovať.

Kontrolné zostavy nájdete v agende Peňažný denník.

Súčasťou zoznamu predkontácií v agendách prvotných dokladov (zobrazíte ich stlačením klávesu F4 v poli Predkontácia) sú navyše predkontácie Neviem a Ručne.

Predkontáciu Neviem použite, keď chcete rozhodnutie o správnom zaúčtovaní odsunúť. Táto predkontácia negeneruje zápis do peňažného denníka.

Predkontáciu Ručne použite len vo výnimočných prípadoch, keď nechcete položkový doklad rozúčtovať podľa položiek, ale chcete zvoliť odlišné zaúčtovanie a zapísať ho priamo do denníka.

Ak opravíte doklad s predkontáciou Ručne, je potrebné ho tiež preúčtovať ručne.

tags: #narok #zamenstnancov #na #hm #predkontacia